数字档案馆系统测试前准备工作(“指标表”和“具体要求”可下载)

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数字档案馆系统测试是国家档案局组织开展的一项针对县级以上国家综合档案馆数字档案馆建设情况的绩效评价工作。数字档案馆系统测试的评分依据是《数字档案馆系统测试指标表》(后台回复“指标表”可下载),测试采用百分制。测试结果达到80分以上认定为“通过国家级数字档案馆测试”,达到90分以上认定为“全国示范数字档案馆”。

如果我们去百度上搜索“数字档案馆系统测试”,出来一大摞都是“XX档案馆通过全国示范数字档案馆系统测试”,很容易给人一种错觉,以为轻轻松松就可以90分以上通过国家档案局组织的专家测试。下面这张表格是“兰台之家”公众号整理的截止2022年11月14日全国示范数字档案馆(室)名单:

但是,笔者想说的是,任何一家单位通过数字档案馆系统测试,获得“全国示范数字档案馆”或者“国家级数字档案馆”称号都不是一件轻松、容易的事情,成功的喜悦背后往往都是辛苦的付出和勤勉的努力,可以说荣誉称号中凝结着档案部门、信息化公司、专业咨询机构等单位多少个日日夜夜的汗水和心血。

就拿数字档案馆测试前的准备工作而言,没有经历过无法体会其中的庞杂和繁琐,没有超人一等的耐心仔细和专业精神还真很难完成这项任务。下面笔者举一个实际的例子来说明数字档案馆系统测试前的准备工作内容。

这是一个华南某区县国家综合档案馆的《数字档案馆系统测试前准备工作服务外包采购项目询价公告》,其中给出了数字档案馆系统测试前的准备工作内容,并计划聘请第三方专业咨询机构协助开展测试前所有准备工作。

具体要求如下(后台回复“具体要求”可下载文件):

按照国家档案局印发的《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》(档办发〔2014〕6号)等文件精神,对照《数字档案馆系统测试指标表》(如国家档案局印发新标准,以新的测试标准为准),结合我馆实际,逐项检查,对我馆数字档案馆建设过程中在硬件和软件建设上存在的差距,逐项提出解决方案,并协助完成整改。同时,全程指导我馆参与数字档案馆系统测试工作,协助我馆完成数字档案馆系统测试材料准备工作。具体包括但不限于以下内容:

(一)开展软件咨询服务。

数字档案馆系统测试前准备工作(“指标表”和“具体要求”可下载)

委派对测试有经验的软件咨询顾问到现场调研、沟通,出具评估结果;如有需要完善的地方,提供解决方案并做现场指导。并派1-2名有参与数字档案馆系统测试经验的业务人员驻场指导。

(二)开展硬件咨询服务。

委派对测试有经验的硬件咨询顾问到现场调研、沟通,出具评估结果;如有需要完善的地方,提供解决方案并做现场指导。

(三)协助完成材料准备工作。

协助我馆编写测试申请材料、完成测试总体计划制作及展板输出、完成硬件设备标识工作、完成馆内机房三网拓扑图及每个机柜的平面展示等。

(四)协助整理完善制度建设。

1. 协助整理完善并制作相关制度(依据《数字档案馆系统测试指标表》4.1.8)。

(1)协助整理机房管理制度:机房出入、安全防范、卫生、运行操作、温湿度控制等制度完善和制作;

(2)协助整理设备管理制度:登记、检查、操作、维修以及报废等内容的设备管理制度的完善和制作;

(3)协助整理安全管理制度:账户管理、密钥管理、风险评估、灾难恢复、应急处置等安全管理制度完善和制作;

(4)协助整理人员管理制度:系统管理员、软硬件管理员、数据管理员、安全管理员、审计员职责等内容的人员管理制度完善和制作;

(5)协助整理数字资源管理制度:接收、检测、整理、管理、存储、备份、利用等内容的数字资源管理制度完善和制作;

(6)协助整理应急预案及应急演练制度:防范自然灾害、环境事故、突发事件和人为操作失误等内容的应急预案的完善和制作;

(7)协助整理数字化工作制度;

(8)协助整理档案著录规则标准;

(9)协助整理数字档案馆制度汇编。

2.协助整理完善制度执行记录。

(1)协助整理机房管理制度执行记录:机房出入、安全防范、卫生、运行操作、温湿度控制等制度的执行记录完善;

(2)协助整理设备管理制度执行记录:登记、检查、操作、维修以及报废等内容的设备管理制度的执行记录完善;

(3)协助整理安全管理制度执行记录:账户管理、密钥管理、风险评估、灾难恢复、应急处置等安全管理制度的执行记录完善;

(4)协助整理人员管理制度执行记录:系统管理员、软硬件管理员、数据管理员、安全管理员、审计员职责等内容的人员管理制度的执行记录完善;

(5)协助整理数字资源管理制度执行记录:接收、检测、整理、管理、存储、备份、利用等内容的数字资源管理制度的执行记录完善;

(6)协助整理应急预案及应急演练制度执行记录:防范自然灾害、环境事故、突发事件和人为操作失误等内容的应急预案制度的执行记录的完善;

(7)协助整理数字化工作制度执行记录:数字化工作制度的执行记录完善。

(五)协助整理完善数据记录。

1.协助整理主机房门禁记录(3个月以上,由硬件方提供);

2.协助整理主机房视频监控记录(3个月以上,由硬件方提供);

3.协助整理主机房温湿度记录(3个月以上,由硬件方提供);

4.协助整理在线监督指导记录(近1-2年);

5.根据备份策略,协助整理在线全备记录(至少一次,由硬件方提供);

6.协助整理数字化加工用房视频监控记录(3个月以上);

7.协助整理音视频等非线编操作记录(利用非线编编辑器完成);

8.协助整理档案接收相关材料:

结合(《数字档案馆系统测试指标表》指标3.1.3,下同),协助整理数字化成果接收记录;

结合3.1.3,协助整理电子档案接收记录;

结合3.1.3,协助整理至少5家以上立档单位档案信息系统对接记录;

结合3.1.3,协助整理文本、图像、音频、视频、数据库接收记录;

结合3.1.5,与馆藏相关数据资源,协助整理相关采集记录(包含连续5年的电视新闻、网上信息);

根据《文书类电子档案检测一般要求》(DAT 70-2018),对数字档案馆系统服务平台相关档案数据开展真实性、完整性、可用性、安全性检测,并出具检测报告。

9.协助完善整理档案管理相关材料:

数字档案馆系统测试前准备工作(“指标表”和“具体要求”可下载)

协助整理针对局域网、政务网、互联网利用库数据上载对应的编辑发布记录,包括流程审批信息;

协助整理三年的开放档案辅助鉴定记录(数据须包含利用库数据),包括流程审批信息;

协助整理近三年来馆利用(与实体借阅相关)及对应实体利用的出入库记录;

协助整理库房位置指示记录;

协助整理保管状况描述记录;

协助整理存量数字化加工成果导入记录;

协助整理满足数量、类型、保管期限、形成单位、形成时间等馆藏统计及对应输出;

10.完善档案保存相关材料:

协助整理根据保存策略的格式转换记录;

协助编制备份策略;

根据备份策略,协助整理离线备份记录(馆方提供);

根据备份策略,协助整理在线全备记录(至少一次,由备份设备供应商提供);

根据4.1.6,协助整理至少一次恢复记录;

11.完善档案利用相关材料:

协助整理三年来馆利用记录;

协助整理政务网利用库三个月的利用记录,及对应利用的档案数据;

协助整理互联网利用库三个月的利用记录,及对应利用的档案数据;

协助整理来馆利用的审批记录;

协助整理三网利用的过程记录的监控记录材料;

协助整理至少两年内的4个以上专题编研记录;

数字档案馆系统测试前准备工作(“指标表”和“具体要求”可下载)

协助整理三网利用满足人次、目的、效果、件次、时间等利用统计和用户使用评价统计及对应输出;

12.协助整理其他测试相关管理数据,确保系统展现测试需要的使用管理数据。

(六)协助优化相关系统功能。

对应《数字档案馆系统测试办法》中与数字档案馆系统有关的所有指标及功能点,协助我馆数字档案馆(室)系统开发公司优化各项系统功能。对照测试指标1.2.4、2.4.5、3.2.4、5.1.4、5.1.5、5.1.6、5.1.12 完善网站功能。

(七)协助完善馆藏资源建设。

1.对馆藏数据进行全面清点、核对,包括卷件数核对,数据标准化、确保馆藏量确保准确,统计项符合测试要求;

2.根据我馆提供的规则,提供敏感词,涉密数据清理、备份准备工作;

3.完成我馆所有馆藏量的核对及馆藏统计报表的输出;

4.完成我馆所有馆藏数字化率的核对及输出;

5.协助整理数字化成果、电子档案、文本、图像、音频、视频、数据库等内容的接收统计报表;

6.协助整理与馆藏相关数据资源(包含连续5年的电视新闻、网上信息)等数据;

7.协助核对全宗卷,确保系统与实体一致,并重新打印接收清单和开放目录。

(八)协助开展测试现场准备工作。

1.协助准备数字档案馆系统测试认证材料:

(1)协助完成材料扫描;

(2)协助完成场景拍摄,包括档案馆办公楼周边情况、档案馆主机房周边情况、主机房供电系统情况、主机房安全防范系统情况、主机房消防系统情况、主机房温湿度情况、机房中管理制度上墙情况等场景和图片拍摄。

(3)协助完成硬件设备证明材料、档案馆主机房所在楼层平面图、清单准备;

(4)协助完成软件系统说明材料、各功能点截图、日志等材料准备。

2.协助完成数字档案馆系统测试工作手册;

3.协助完成数字档案馆系统测试专家打分表;

4.协助完成汇报设备准备;

5.协助完成演示工作准备及现场演示配合工作等。

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